Aide à la première informatisation des bibliothèques

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Guide pratique pour répondre à toutes les questions

L'informatisation de la gestion d'une bibliothèque en réseau rural ne se justifie pas dans tous les cas et n'a de sens que si elle s'appuie sur une réflexion centrée sur les besoins réels de la bibliothèque. Il s'agit tant d'améliorer le service proposé aux usagers que de faciliter et optimiser votre travail quotidien. Pour vous aider dans votre démarche, voici quelques conseils.

Quand informatiser le fonds d'une bibliothèque ?

Même si des petites bibliothèques peuvent s'équiper d'un système complet, il paraît difficile d'un point de vue économique d'envisager une informatisation pour une population de moins de 500 habitants et pour un fonds inférieur à 2 500 livres.

Pourquoi informatiser le fonds d'une bibliothèque ?

1. Pour améliorer le service au public

• Pour mieux utiliser les ressources documentaires grâce à des possibilités de recherche optimisées
• Pour une meilleure connaissance du fonds grâce au catalogue informatisé
• Plus de prêts et plus rapidement

2. Pour améliorer le travail du personnel

• Pour gagner du temps afin d'être plus disponible pour le public
• Pour repenser et optimiser l'organisation du travail à l'occasion du projet informatique
• Pour disposer d'indicateurs et de statistiques donnant une image objective et fiable de l'activité de votre bibliothèque

3. Parce qu'un nouvel environnement impose de nouveaux outils

• Pour ancrer l'informatique de la bibliothèque dans l'informatique de la ville
• Pour rester cohérent en cas de projet de construction d'une nouvelle médiathèque (changement d'échelle sur le volume de l'équipement souvent au moins doublé)
• Pour accroître les possibilités de fonctionnement et de coopération en réseau local ou régional
• Pour pouvoir intégrer les notices de la MCO et prêter informatiquement les livres déposés par le bibliobus

4. Parce qu'il y a un retour sur investissement

• Une informatisation est immanquablement source d'économie dans le temps de travail (passés les premiers mois de mise en place) : catalogage, inventaires, prêts et retours, réservations,...

L'informatisation est également une excellente opportunité pour repenser le fonctionnement de la bibliothèque et faire du désherbage. Le catalogage informatisé exige plus que jamais rigueur et uniformisation de la saisie. Pour vous aider à résoudre toutes vos questions de catalogage, n'hésitez pas à contacter la bibliothécaire responsable de votre bibliothèque à la Médiathèque Côte-d’Or.

Comment informatiser le fonds d'une bibliothèque ?

L’informatisation d’une bibliothèque est un véritable projet qui nécessite une réflexion sur les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en œuvre. Il s’agit d’une opération qui demande du temps et qui a un réel impact sur le fonctionnement de la bibliothèque.

Le bon déroulement d’une informatisation dépend pour beaucoup de la prise en compte des éléments suivants :

• Quels sont les objectifs du projet : pourquoi on informatise, quels sont les services et les gains attendus pour le public d'une part et pour le personnel d'autre part ?
• Quelles sont les attentes par rapport au logiciel de gestion, quels sont les autres logiciels dont la bibliothèque peut avoir besoin (Word, Excel, Publisher, Access, PowerPoint, ...) ?
• Quelle est la volumétrie des principales données (documents, lecteurs, prêts,...) ?
• Combien de postes de chaque type (station de travail, poste de consultation, poste multimédia,...) faut-il prévoir ?
• Au niveau des ressources humaines, qui se chargera de quoi ? Faut-il prévoir une formation préalable des personnels à l’informatique (micro-informatique, bureautique, internet) ? Comment et quand informer le public ?
• Quels aménagements faut-il prévoir au niveau de la banque de prêt et du mobilier général ?
• Quels budgets d'investissement et de fonctionnement ?
• Quel calendrier de mise en place ?
• Quelle organisation pour la réalisation du projet (répartition des rôles de chacun, fermeture de la bibliothèque, étapes de saisie des données et récupération des notices bibliographiques…) ?

La rédaction du cahier des charges :

• Etape facultative mais le plus souvent nécessaire pour formuler par écrit les différent aspects du projet et les fonctionnalités du logiciel attendues. La Médiathèque Côte-d'Or tient à votre disposition un modèle-type de Cahier des charges ; vous pouvez également demander communication du Cahier des charges auprès des bibliothèques de tailles comparables déjà informatisées.
• L’élaboration d’un cahier des charges permet aussi de formuler une demande de devis claire aux fournisseurs de logiciels.

Le choix du logiciel :

• Il est important de vous rendre dans d'autres bibliothèques déjà informatisées afin d'avoir l'avis précieux des utilisateurs du produit. N'hésitez pas à leur poser toutes les questions sur les avantages et les défauts du logiciel.
• La Médiathèque Côte-d’Or dispose d'une liste de logiciels agréés par l'ADBDP (Association des Directeurs de Bibliothèques Départementales de Prêt) ainsi que de la liste des bibliothèques du réseau informatisées (avec le nom du logiciel), n'hésitez pas à en faire la demande.

Le matériel nécessaire :

• 1 ou 2 ordinateur(s) neuf(s) et performant(s) avec un processeur récent
• 1 écran 17 pouces minimum
• Capacité du disque dur : 40 Go ou plus
• Mémoire vive : 128 Mo minimum1 lecteur / graveur DVD-ROM
• Matériel de sauvegarde (type clé USB)
• 1 onduleur
• 1 modem
• 1 logiciel de télémaintenance (type PC Anywhere)
• 1 imprimante laser couleur
• 1 douchette
• Le logiciel de gestion : veiller à ce que le logiciel soit conforme aux normes en vigueur et plus précisément "Unimarc / Iso 2709" et "Recommandation 995". Cette conformité permettra l'échange de notices avec la MCO ainsi qu'avec d'autres bibliothèques.
• Une suite bureautique de base : traitement de textes, tableur
• 1 antivirus

Les indispensables :

• La formation (autour de 750 euros la journée)
• La maintenance du logiciel (15 % à 20 % du coût d'investissement logiciel) et du matériel
• Les fournitures : code-barres lecteurs et livres
• Les supports de sauvegarde des données (ex : clé USB)

Les aides du Conseil Départemental de la Côte-d'Or

Afin de favoriser l'équipement des bibliothèques municipales et bibliothèques relais, le Conseil Départemental propose une subvention pour l'informatisation de gestion. Cette aide est proposée aux bibliothèques de niveau 1, 2 et 3.

Aide à la première informatisation :

>> Guide des aides  Plan Marshall - Transition numérique Côte-d'Or

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